Trabajar en jornadas de ocho horas y con un jefe que impone pautas es lo que buscan muchas personas que prefieren ser empleados; pero hay otras que necesitan más libertad de movimiento y tienen la capacidad de emprender y desarrollar su propio negocio. ¿A cuál segmento pertenece usted? ¿Es de los que prefieren la comodidad de no tener tantas responsabilidades o de los que se arriesgan conociendo las bondades y desafíos de una empresa propia? Si es de los segundos y además ambiciona tener grandes mercados, hay una excelente posibilidad para pequeñas empresas, la de convertirse en contratistas del gobierno federal, que no es más que poder venderle productos o ofrecer servicio al gobierno de Estados Unidos.
¿Qué es una empresa contratista?
Todo lo que quiera saber sobre este tema lo puede encontrar en la página de la SBA (Small Business Administration) que afortunadamente cuenta con excelentes secciones en español. Allí se explica que “el proceso para registrarse como contratista federal es más directo de lo que piensa la mayoría” y además el gobierno está obligado a dar oportunidad a las pequeñas empresas. Como condiciones básicas la organización necesita estar calificada legalmente como pequeña empresa y registrarse como contratista del gobierno. Existen otros requisitos relacionados con el tamaño (cantidad de empleados), sector productivo al cual pertenece y productos y servicios ofrecidos, para lo cual debe hacerse una evaluación de su empresa. Además de cumplir con los criterios numéricos de pequeña empresa, debe:
- Ser un negocio con fines de lucro con cualquier estructura legal.
- Ser de propiedad y funcionamiento independiente.
- No tener predominio nacional en su campo.
- Localizarse físicamente y operar en Estados Unidos o sus territorios.
Pasos para convertirse en contratista del gobierno de Estados Unidos
- Busque información del mercado. Existen bases de datos abiertas al público donde se pueden ver los tipos de adquisiciones que hace el gobierno en contratos federales por más de 25 mil dólares. Aqui una muestra de una plataforma de búsqueda. También puede revisar USASpending.gov que hace seguimiento del gasto del gobierno mediante los contratos que adjudica. Esta base de datos puede servirle para identificar las tendencias de adquisición del gobierno. Tambień cada agencia del gobierno publica sus planes de compra, que representan oportunidades de contratación para las pequeñas empresas así puede saber si hay agencias que vayan a comprar lo que usted vende.
- Evalúe su empresa y lo que puede ofrecer. El gobierno prefiere trabajar con organizaciones confiables y establecidas. ¿Tiene antecedentes de suministrar bienes y servicios de calidad a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Es fuerte su reputación dentro de la industria? ¿Está al día con sus compromisos legales y fiscales?
- Si completa los pasos anteriores y avanza en el proceso, debe registrar su organización. Antes de poder licitar por propuestas gubernamentales, necesita obtener un Identificador Único de Entidad (UEI, por sus siglas en inglés). Un UEI es un valor alfanumérico único de 12 caracteres. Recibirá el UEI al registrarse en el sistema SAM en SAM.gov disponible en inglés. Este procedimiento es gratuito. En esta guía en inglés tiene todos los pasos. También tendrá que asignarles a sus productos y servicios un código del Sistema estadounidense de clasificación industrial (NAICS [North American Industry Classification System]). Los códigos NAICS clasifican a las empresas según la particularidad del producto y servicio que proporcionen.
- Cumpla con las normas de tamaño. En todo el mundo las empresas se clasifican en pequeñas, medianas o grandes, lo cual tiene que ver directamente con el número de empleados que poseen y la facturación anual. La SBA le asigna una norma de tamaño a cada código NAICS. La mayoría de las compañías manufactureras con 500 empleados o menos y la mayoría de las no manufactureras con recibos anuales de menos de $7.5 millones en promedio se consideran pequeñas empresas. Sin embargo, hay excepciones por industria. Puede verlas en Título 13, Parte 121.201 del Código de Regulaciones Federales (CFR) o en la tabla de normas de tamaño para pequeñas empresas de la SBA.
- Haga su registro en el SAM. Para participar en las contrataciones gubernamentales, usted debe registrar su empresa en el Sistema de administración de adjudicaciones (SAM [System for Award Management]) del gobierno federal. El SAM es una base de datos en la que las agencias del gobierno buscan contratistas. El perfil de su pequeña empresa en el SAM es como un currículo. Es importante crear un perfil preciso y atractivo para ganar contratos del gobierno.
- Blinde su empresa en materia de ciberseguridad. Forma ya parte del ecosistema empresarial ponerse al día con todos los adelantos tecnológicos, pero en el caso de las contrataciones con el gobierno, las pequeñas empresas que deseen contratar con el Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD, por sus siglas en inglés) tendrán además que demostrar su capacidad para salvaguardar sus sistemas y datos. Para ello existe una Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC, por sus siglas en inglés) requerido para licitar el trabajo. SIn embargo no es para asustarse, también hay recursos y capacitación para que las pequeñas empresas cumplan con este estándar.
- Infórmese más y mucho más. En la página de la SBA todavía existe gran variedad de contenidos para que sean mínimas las excusas a la hora de establecer negocios con el gobierno. Así puede encontrar interesantes textos sobre cómo ganar contratos, cómo hacer mercadeo a ese nivel, cómo manejar inconformidades, dónde encontrar oportunidades de subcontratación y otros temas. Recuerde que puede solicitar asesoramiento no solo en la SBA sino en los centros para pequeños empresarios que funcionan en todo el país y que generalmente están conectados con las universidades e institutos de enseñanza superior.
Datos adicionales que debe saber
Aunque muchos procesos son gratuitos, particularmente los de registro, según la SBA debe tener claro que ganar su primer contrato con el gobierno puede llevar cierto tiempo hasta cumplir con todos los requerimientos, también puede necesitar una cantidad significativa de dinero para actualizar sus sistemas o cumplir algunos estándares, por ello se indica que algunas empresas gastan entre $80,000 y $130,000 para ganar su primera negociación.
Se calcula que empezar a recibir dividendos por su inversión podría llevarle hasta dos años, durante ese lapso usted necesitará tener un flujo de caja necesario para sostener su empresa, por lo que mantener una lista diversificada de clientes en el sector privado le ayudará a compensar cualquier posible pérdida. No obstante el convertirse en proveedor del gobierno puede traer beneficios que le harán ver que el proceso vale la pena.
Otro dato importante es que debe estar familiarizado con el comercio electrónico ya que por ejemplo, si usted quiere trabajar con el Departamento de Defensa, debe ser capaz de facturar y recibir pagos vía electrónica. Realmente no es complicado convertirse en proveedor de gobierno, solo requiere tenacidad y constancia para cumplir con todos los requerimientos.
¿Necesita más información o ayuda?
Puede enviar un correo a esta dirección; Office of Government Contracting & Business Development (Oficina de Contratación Pública y Desarrollo Empresarial) 409 Third St. SW suite 8000 Washington, DC 20416 o enviar un correo electrónico a: contracting@sba.gov.
