Según las relaciones económicas, políticas o de otra índole que Estados Unidos tenga con otros países y también dependiendo de las organizaciones internacionales a las cuales está suscrito, el país tiene diferentes protocolos o tratados para facilitar los procesos. Por ejemplo con Canadá y México tiene concesiones particulares en cuanto a comercio por la cercanía fronteriza. Uno de estos acuerdos es el Pan American Protocol on Powers of Attorney (Protocolo Panamericano de Poderes) que aquí te vamos a explicar brevemente.
¿Qué es este protocolo?
En la página del Departamento de Estado puedes encontrar un texto (en inglés) que te lo explica, pero aquí te comentamos. Básicamente se trata de un acuerdo en el cual se reconoce la validez de los actos notariales que acrediten la identidad de una persona que otorga un instrumento o derecho. Por ejemplo, después de la venta de acciones de una empresa en tu país de origen, si estás en territorio estadounidense, mediante un notario aquí en el país y autorizado para ello, puedes emitir una constancia o dar fe de que cedes o vendes dichas acciones. El funcionario tiene la potestad legal para “visar” o “sellar” el documento otorgándole validez para que sea enviado a la ciudad donde se hará la transacción. Así queda verificada tu voluntad y tu identidad sin problema.
¿Qué países forman parte del protocolo?
Estados Unidos es parte de este Protocolo Panamericano de 1940 sobre Uniformidad de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero, 56 Stat. 1376, 3 Bevans 612 (Protocolo) junto con Brasil, Colombia, El Salvador, México y Venezuela.
En esencia, los actos notariales realizados por notarios estatales en los Estados Unidos deben ser reconocidos y respetados en otros países que forman parte de ese protocolo. Pero esto a la vez no significa que se otorguen nuevas facultades a los notarios estatales de EE. UU.
Es importante destacar que cuando se certifica la autenticidad de la firma de una persona u otro hecho legal, mediante notarios en estados o territorios de los Estados Unidos donde los notarios tienen autoridad legal, este acto debe ser reconocido y respetado (tener “plena fe y crédito”) en otros países que también son parte de este protocolo internacional. No obstante se sabe que las realidades internas de cada país pueden en algunos casos obstaculizar los procesos.
¿Cuáles son los acuerdos básicos?
El funcionario da fe de la identidad de la persona. Por esto es normal que si vas a notarizar el documento que va a los países mencionados, te pauten una cita para que asistas a la oficina del notario con tus papeles de identificación, esto hace que la firma electrónica no sea un mecanismo aceptado. En resumen, tienes que asistir y dedicar tiempo a esta diligencia.
Si se trata de una empresa y el notario debe dar fe de la existencia de la firma, entonces se requiere constancias de su debida constitución, de su sede, estatutos, componente accionario, de su existencia legal actual y de que el acto para el cual se ha otorgado el poder está comprendido entre los que constituyen el objeto o actividad de ella.
En cuanto a los poderes generales para administrar bienes bastará expresar esto en el documento para que el apoderado tenga toda clase de facultades administrativas, inclusive las necesarias para pleitos y procedimientos administrativos y judiciales referentes a la administración. También puede tratarse por ejemplo del permiso notariado que emite un padre que reside en Estados Unidos para que sus hijos viajen con su madre fuera de su país de residencia, por ejemplo Venezuela.
El documento puede emitirse en el idioma del firmante, en este caso el notario debería hablar dicho idioma para poder ejercer la facultad de respaldar la identidad de la persona solicitante.
La interpretación jurídica particular de un determinado organismo local no tiene poder para destruir la veracidad del documento notariado, esto quiere decir que aunque se rechace por cualquier caso, el trámite no puede ser anulado por ser parte de un protocolo internacional (a menos que dicho país resuelva retirarse del protocolo).
Generalmente el notario autorizado puede ofrecer enviar el documento vía correo ordinario directamente al país de origen de la persona mediante un pago adicional por el servicio.
¿Dónde puedes conseguir más información sobre este tema?
Si te interesa este tópico puedes encontrar el tratado completo con todo su articulado en la página de la Organización de Estados Americanos (OEA) y el documento que se presentó para la firma el 17 de febrero de 1940.
Es importante tener en cuenta
Las condiciones y requisitos de muchos procesos varían constantemente, por lo cual esta información debe tomarse como base y consultar con el país de origen, preferiblemente con un experto en materia legal ya que puede haber especificaciones que requieran interpretaciones concisas, aquí hablamos sobre la jurisprudencia de cada país que puede agregar algún requisito a los trámites.
