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Apostillar o autenticar un documento en línea: ¿Es posible?

Por IntFormalities
Actualizado el 09 de febrero, 2024
Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

Aunque ya se tienen documentos firmados digitalmente que son perfectamente válidos para hacer una transacción o acto legal, algunos procesos todavía requieren la certificación de la veracidad para poder ser usados en algún proceso importante mediante recursos tradicionales como el envío por correo o el trámite presencial. Esto sucede con procedimientos como la apostilla o autenticación, ambos, aunque tienen el mismo fin, tienen ciertas diferencias. Sigue leyendo que te las explicamos. 

Aunque ya hay documentos firmados digitalmente que son perfectamente válidos para hacer una transacción o acto legal, algunos procesos todavía requieren la certificación de la veracidad.
Aunque ya hay documentos firmados digitalmente que son perfectamente válidos para hacer una transacción o acto legal, algunos procesos todavía requieren la certificación de la veracidad.

¿Cuál es la diferencia entre apostilla y autenticación?

Lo primero que debes saber es que cualquier información que necesites puedes ubicarla en las páginas oficiales, aquí una de ellas. Y debes cuidarte siempre de empresas que prometen la realización de trámites y no siempre son de fiar.

Tanto el apostillado como la certificación de autenticación se usan para probar que los documentos estadounidenses son auténticos y pueden ser reconocidos legalmente en otro país. Los datos que se corroboran son firmas, sellos, o timbres de documentos importantes tales como: órdenes judiciales, contratos, certificados del registro civil, actas de matrimonio, hasta diplomas educativos y otros.

Lo que va a determinar qué se requiere es el país de destino, ya que si dicho país está dentro del Convenio de La Haya será una apostilla y si no está, se necesitará un certificado de autentificación. Puedes saber qué naciones firmaron ese acuerdo en 1961 en este link. La certificación debe tener una validación adicional mediante la Oficina de Autenticaciones con el Departamento de Estado de EE. UU. (las apostillas no necesitan ser validadas).

Se puede obtener una apostilla en el Departamento de Estado, en el caso de documentos emitidos por agencias federales de los Estados Unidos; con funcionarios o funcionarios suplentes de las Cortes Federales, para documentos relacionados con la Corte Federal; o del Secretario de Estado, u otra autoridad estatal, para documentos emitidos por autoridades y notarías públicas en uno de los cincuenta estados u otras jurisdicciones.

En esta página puedes encontrar los datos de las Secretarías de Estado en todo el país. En resumen, puedes dirigirte a las dependencias indicadas en el link anterior, que están en capacidad de emitir la apostilla, no obstante si se trata de un papel emitido por una agencia federal, sí debes hacer la solicitud al Departamento de Estado tal como te indicamos a continuación.

¿Cómo se solicita la apostilla o la autenticación?

Antes de hacer la solicitud tienes que:

  • Notarizar el documento ante un notario público, si el funcionario está comisionado por el condado debes certificar el papel ante el secretario del tribunal y luego ante el secretario de estado., pero si usaste un notario comisionado por el estado, debes hacerlo ante el secretario de estado.
  • Comprobar que los sellos y firmas y en general todo el documento es original. No se aceptan copias a menos que estas sean copias certificadas.
  • Traducir todo lo que no esté en inglés, ya que este es el lenguaje oficial de Estados Unidos.

Una vez que completes lo anterior debes hacer la solicitud mediante el correo. El proceso puede tardar varias semanas por lo cual se debe planificar con antelación.

Completa el formulario DS-4194. Es muy fácil hacerlo pero está en inglés. Debes indicar el país de uso del documento en la Sección 4. Se trata de una forma muy sencilla donde debes incluir los documentos que quieres apostillar/autenticar y que enviarás junto con la solicitud.

Debes pagar $20 por cada documento para todos los servicios, aunque hagas todos en un solo envío.

Adjunta un sobre adicional prepago con tu dirección para la devolución de tus documentos ya autenticados. Debes utilizar USPS o UPS, no FedEx. La cancelación se hace al Departamento de Estado mediante cheques o money orders. Todos los números de los cheques deben ser sobre 100 y datados en los últimos seis meses. Por supuesto no se acepta un cheque postdatado.

Se recomienda pagar un rastreo del servicio para saber cuándo el sobre llega a su destino. Debes esperar a que te llegue el sobre con tus documentos apostillados (o a la dirección que los hayas enviado dentro de Estados Unidos).

Una vez que tienes tu paquete armado debes hacerlo llegar a esta dirección:

Office of Authentications
U.S. Department of State
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA  20166-1206

Para terminar

Lamentablemente todavía el proceso de apostilla no se realiza en línea en Estados Unidos. Por otra parte puedes encontrar servicios de notaría confiables que se encargan de notariar tu documento y apostillarlo también enviándolo a la secretaría del estado donde recibes, pero en todo caso debes informarte bien antes de entregar tus documentos a personas que no conoces. Si tu documento necesita traducirse, un notario sería testigo de la firma del traductor y el documento que se tradujo se presentaría junto con la traducción notariada para que se certifiquen.

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