Si eres ciudadano y haces gestiones dentro del mismo territorio, generalmente no necesitas más que tu identificación y tal vez tus documentos originales escaneados y enviados por correo. Actualmente se aceptan muchas transacciones con una firma digital que tiene peso legal. Sin embargo existen casos en los cuales necesitas que intervenga un tercero que dé fe de la veracidad del papel de un trámite, como cuando vas a estudiar a otro país y te piden “autenticación” del título. En este caso necesitas recurrir a un proceso que puede quitar algo de tiempo pero es una obligación. Te vamos a dar los tips más importantes para que estés preparado.
Apostilla, notariado y certificación de autenticación
Debes saber que estos procedimientos son diferentes pero puede que hasta necesites los tres en alguna situación. La apostilla es un acuerdo legal entre varios países en la Convención de la Ciudad de La Haya en 1961. Los que se acogieron a este acuerdo, son naciones que aceptan una página adicional en los documentos con un sello, lo cual garantiza que tiene validez internacional. Entonces, dependiendo del país puede que te pidan apostilla.
El documento notariado es aquel que debe pasar por la notaría, donde el funcionario a cargo constata que las firmas que están allí son válidas. Un ejemplo de esto puede ser un acuerdo de confidencialidad que te hagan firmar para ser contratado para trabajar a distancia, para lo cual se requiere que vayas a una oficina y firmes delante de un notario, quien te sellará y también firmará el documento como validación.
Y por último, el certificado de autenticación es un procedimiento que se hace ante una Oficina del Departamento de Estado. Se pide generalmente cuando el país donde se hará el trámite no forma parte del Convenio de La Haya.
¿Cómo obtienes el servicio notarial en Estados Unidos?
Realmente es muy sencillo, puedes encontrar uno en correos UPS por ejemplo, en las sucursales de los bancos (si eres cliente el proceso puede ser gratis) y credit unions. También es frecuente la presencia de notarios en las oficinas del alguacil, en las municipalidades o las oficinas del condado. En todos los casos necesitas pedir una cita y acudir el día pautado con tu Documento de Identificación personal. El proceso no toma más de quince minutos y tiene una tarifa por documento que puede ser en promedio de $50. Pero ten cuidado que este tipo de procesos de notariado es para actos sencillos como un acuerdo de compra venta de un auto por ejemplo.
Los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos a nivel federal no pueden ser certificados por un notario público como “copias fieles”. Estos documentos deben ser certificados por el secretario de estado o un secretario de tribunal, se trata por ejemplo de actas de defunción, certificados de matrimonio o divorcio o certificados de nacimiento.
¿Cómo obtienes el servicio de autenticación o apostilla?
Para estos servicios tienes que recurrir a la Oficina de Autenticaciones, tal como indica la página del Departamento de Estado. Allí se expiden tanto apostillas como certificados de autenticación para variedad de documentos a personas, instituciones y agencias gubernamentales para su uso en el extranjero. Recuerda que el país al que te dirijas determina el trámite.
Pasos para la autenticación:
- Como requisito los documentos deben estar notariados primero pero por funcionarios especiales. Si se está usando un notario contratado por el condado tienes que certificar tu documento ante el Secretario del Tribunal y luego ante el Secretario de Estado. Y si se trata de un notario encargado por el Estado, debes certificar tu documento en la Secretaría de Estado. En dichas dependencias puedes informarte.
- Todos los sellos y firmas deben ser originales.
- No se aceptan copias a menos que sean “copias auténticas certificadas” de un notario público.
- Todos los documentos en un idioma extranjero deben ser traducidos al inglés por un traductor certificado y legalizados ante notario como una traducción fiel.
- Debes llenar el formulario DS-4194 y enviarlo por correo conjuntamente con los documentos a autenticar (no pueden ser más de quince documentos) y el comprobante de pago.
- Es necesario que canceles $20 por cada documento.
- Usa un sobre prepagado con tu dirección para la devolución de tus documentos. Utiliza USPS o UPS, no FedEx.
- Las tarifas se pagan al Departamento de Estado de EE. UU., mediante cheque o giro postal (money order). Pero los pagos con cheque tienen ciertas condiciones.
- Lo mejor es pagar el envío con adicional para poder hacer seguimiento del paquete.
- El proceso puede tardar hasta 11 semanas.
- Y la dirección a enviar es:
Office of Authentications
U.S. Department of State
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206
¿Cómo puedes hacer si estás fuera de Estados Unidos?
Los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero pueden brindar servicios notariales similares a las funciones de un notario público en el país. También puedes tener la opción de ubicar un notario extranjero local para certificar tu documento y luego autenticarlo para su uso en EE UU. En los países que son parte del Convenio de Apostilla de La Haya, este es un proceso simplificado que no involucra Embajadas ni Consulados, si quieres ampliar más información sobre este tema en particular puedes revisar la página aquí. Es útil que sepas que estos servicios notariales pueden realizarse a favor de cualquier persona independientemente de su nacionalidad, pero por supuesto las Embajadas y Consulados tienen la potestad de no aceptar hacer el proceso si detectan alguna posible irregularidad o no cuentan con los recursos para hacerlo. La tarifa es de $50 y solo se puede pagar mediante money order.
Para resumir recuerda
Los procesos y sus especificaciones están diseñados para proteger tu seguridad y la legalidad de tus actos, aunque algunos parezcan complicados o tediosos no lo son una vez que tienes la información adecuada. Todas las oficinas de gobierno tienen una vía de contacto para resolver tus dudas.
