Paso a paso: Cómo apostillar un documento oficial

Para poder respaldar la veracidad de un documento se creó la apostilla, un sistema internacional de autenticación en el marco del Derecho Internacional Privado, en la Convención de La Haya en 1961. Se trata de una hoja agregada por parte de funcionarios autorizados que respalda lo que indica el papel y lo valida para ser usado en otros países. Muchas naciones integran esta red y exigen la apostilla, por tanto si vas a iniciar trámites fuera de las fronteras algunos datos a continuación podrían serte útiles. Es un procedimiento distinto al que se hace en una notaría pública, donde solo se testifica la firma de un documento.

Cómo apostillar un documento en simples pasos.
Para respaldar un documento y utilizarlo en el extranjero se precisa de una apostilla, un sistema internacional de autenticación.

Documentos que requieren apostilla y por qué

Los documentos que generalmente se necesitan apostillar son los siguientes:

Con esta acción se legalizan documentos originales o copias certificadas en los países signatarios de acuerdo cuando el solicitante requiere emprender un proceso en otro país, residenciarse, trabajar o iniciar estudios entre otros.

¿Qué debo tener en cuenta?

El Buró de Asuntos Consulares del Departamento de Estado de los Estados Unidos es uno de los sitios donde se puede encontrar información para la gestión de la apostilla. Allí se indican los pasos previos antes de someter los documentos que requieren autenticación.

Es necesario informarse correctamente sobre el proceso de notarización de un documento, pues varía según los notarios estén comisionados a través del condado o a través del estado. Y sin este paso previo realizado correctamente no se hará efectiva la apostilla. En un documento deben aparecer datos como: nombre legible del funcionario que firma y la institución, fecha en que fue emitido y sellos.

Para apostillar documentos el idioma nacional es el inglés por tanto se pide una traducción legal y notariada de ellos. Si tu documento requiere la certificación tanto del secretario de la corte como del secretario de estado, las fechas deben mostrar que la certificación del secretario de la corte se realizó antes que la certificación del secretario de estado. Todos los sellos y firmas deben ser originales.

No se aceptan copias a menos que sean “auténticas certificadas” de un notario público. Las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el Gobierno Federal no pueden ser certificados por un notario público como “copias auténticas”. La función corresponde al Secretario de Estado.

Paso a paso, cómo apostillar tus documentos oficiales.

¿Cómo se hace la solicitud?

Aunque la mayoría de los servicios han retornado a su funcionamiento habitual, en el caso de las apostillas y peticiones de autenticación solo se hacen vía correo físico por los momentos. Anteriormente existía la opción de las citas en persona para casos excepcionales pero no está habilitada hasta nuevo aviso. El formulario que debe llenarse es el DS-4194, no obstante también está en revisión por lo que debe acudir a la página oficial para descargar la versión que aparezca como la permitida. Para el envío por correo se adjuntan en el sobre los documentos que necesitan la apostilla, así como el pago de la tarifa más un sobre prepagado con la dirección para devolver el envío. La dirección a la cual debe dirigirse la documentación aparece en la página Travel.State.Gov

Oficina de Autenticaciones
Departamento de Estado de EE.UU.

CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206

La apostilla por correo es la habilitada al momento.
Documentos oficiales enviados por correo para su apostillado.

¿Qué tiempo demora un trámite de apostilla y cuánto cuesta?

Desde que se recibe la solicitud pueden contarse de diez a once semanas para el otorgamiento. Y la tarifa son 20 dólares por cada documento. Es necesario tener en cuenta que sólo se apostillan documentos de países que también son miembros o firmantes de la Convención de la Haya de 1961. Para tener una idea del presupuesto completo de estos trámites debe considerar lo que le costará traducir algunos documentos. Como pasa con todos los procedimientos, el monto se multiplicaría si contrata los servicios de un tercero. 

¿Cuáles son los Organismos certificados para otorgar?

Otros entes que pueden apostillar son las Secretarías de Estado cuando se trata de textos que han recibido fe pública de un notario o han sido emitido por autoridades administrativas. Pero si se trata de sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales, se debe solicitar el trámite con los funcionarios de la Corte Federal.

Los procesos pueden variar según el estado donde resida la persona y la demanda que exista. En la página de la Secretaría del Estado de Texas por ejemplo se indican más de 15 días para procesar la apostilla. En la mayoría de los casos se puede hacer seguimiento llamando por teléfono a las oficinas y está a disposición también la solicitud electrónica, lo cual reduce la complejidad del procedimiento. En otro ejemplo, en la Secretaría de Estado de Colorado la tarifa de la apostilla es de 5 dólares y se hace de un día para otro.

Existen varios Organismos certificados para otorgar una apostilla.
Existen diversos Organismos certificados para otorgar una apostilla.

Otros datos interesantes

  • Los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero pueden brindar servicios notariales similares a las funciones de un notario público en los Estados Unidos (pero esta diligencia no se puede hacer a distancia la persona debe estar fuera del territorio).
  • Así también es posible tener un documento notariado por un notario extranjero local y luego autenticar el documento luego.
  • Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad.

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22 Respuestas

    1. Hola,
      Gracias por contactarnos.
      Los documentos oficiales obtenidos en México se apostillan en México y aquellos obtenidos en USA se apostillan en USA.
      Saludos,

  1. hola, requiero Notarizar y Apostillar una constancia de estudios de EEUU la cual utilizare en Mexico, duda primero debo Notarizar esto lo puedo hacer en le embajada en Mexico y el Apostille tendria que ser EEUU???’

    1. Hola Oscar,
      Gracias por contactarnos.
      No entiendo bien que sería notarizar pero si la Constancia de Estudios es de USA entonces deberás notarizarla en USA o en la Embajada de USA y luego apostillarla también en USA.
      Saludos,

  2. Hola mi hijo nació en el estado de Texas y vive en México pero necesito un acta apostillada para hacer su doble nacionalidad y mi pregunta es que si una amistad que vive en Texas puede tramitar la apostilla y en su defecto que necesitaría?… Gracias…

    1. Hola Irma,
      Gracias por contactarnos.
      Para que otra persona pueda hacerlo por vos deberá tener todos tus documentos o requisitos que se solicitan.
      La apostilla es simple y puede hacerse por correo sin necesidad de salir de tu casa. El artículo lo explica en detalle.
      Saludos,

  3. Hola, mi hijo necesita hacer tramites en México, el nació en California y mandó apostillar su acta a los Angeles, Ca pero no la sellaron y no la recibieron; a donde la tiene que enviar de nuevo para el sello?.ya esta apostillada.

    1. Hola,
      Gracias por contactarnos.
      En el enlace encontrará todo el paso a paso de como apostillar un documento por correo. La dirección a la que deberá enviarlo es la siguiente: Oficina de Autenticaciones
      Departamento de Estado de EE.UU.
      CA/PPT/S/TO/AUT
      44132 Mercure Circle
      P.O. Box 1206
      Sterling, VA 20166-1206
      Saludos,

  4. Hola que tal, como están.
    Quisiera preguntarles, como puedo realizar el apostillado del certificade of death de mi hermano, siendo que me encuentro en Argentina, e imposibilitada de trasladarme a EEUU por motivos de edad.

    1. Hola Edit,
      Gracias por contactarnos.
      El artículo sugiere varias formas de hacer una apostilla, una de ellas es por correo. Creo que sería la correcta si es que no pudieras ir hasta allá.
      Saludos,

  5. Buenas tardes. una persona que esta en Arizona, debe mandarme un poder autenticado y apostillado, para realizar un proceso de pensión en Colombia. que tramite debe realizar alli?

    1. Hola John,
      Gracias por contactarnos.
      En el artículo se detalla el paso a paso para poder obtener un documento apostillado, y las distintas formas que hay.
      Saludos,

  6. soy de nacionalidad peruana pero ciudadano norte americano me pienso casar en colombia y me pide mi certificado de nacionalidad, peruana pero vivo en Estados Unidos donde debería apostillar este documento el certificado de nacimiento.

    1. Hola Elizabeth,
      Gracias por contactarnos.
      En tu caso, entiendo por correo. En aquél apartado está toda la info que solicitas.
      Saludos,

    1. Hola Alejandra,
      Todos los requisitos y dónde debés ir para poder obtener la apostilla lo encontrás leyendo el artículo.
      Saludos,

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