Paso a paso: Cómo apostillar un documento oficial

Para poder respaldar la veracidad de un documento se creó la apostilla, un sistema internacional de autenticación en el marco del Derecho Internacional Privado, en la Convención de La Haya en 1961. Se trata de una hoja agregada por parte de funcionarios autorizados que respalda lo que indica el papel y lo valida para ser usado en otros países. Muchas naciones integran esta red y exigen la apostilla, por tanto si va a iniciar trámites fuera de las fronteras algunos datos a continuación podrían serle útiles. Es un procedimiento distinto al que se hace en una notaría pública, donde solo se testifica la firma de un documento.

Para respaldar un documento y utilizarlo en el extranjero se precisa de una apostilla, un sistema internacional de autenticación.

Documentos que requieren apostilla y por qué

Los documentos que generalmente se necesitan apostillar son los siguientes:

Con esta acción se legalizan documentos originales o copias certificadas en los países signatarios de acuerdo cuando el solicitante requiere emprender un proceso en otro país, residenciarse, trabajar o iniciar estudios entre otros.

Qué debo tener en cuenta

El Buró de Asuntos Consulares del Departamento de Estado de los Estados Unidos es uno de los sitios donde se puede encontrar información para la gestión de la apostilla. Allí se indican los pasos previos antes de someter los documentos que requieren autenticación.

Es necesario informarse correctamente sobre el proceso de notarización de un documento, pues varía según los notarios estén comisionados a través del condado o a través del estado. Y sin este paso previo realizado correctamente no se hará efectiva la apostilla. En un documento deben aparecer datos como: nombre legible del funcionario que firma y la institución, fecha en que fue emitido y sellos. Para apostillar documentos el idioma nacional es el inglés por tanto se pide una traducción legal y notariada de ellos.

No se aceptan copias a menos que sean «auténticas certificadas» de un notario público. Las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el Gobierno Federal no pueden ser certificados por un notario público como «copias auténticas». La función corresponde al Secretario de Estado.

Tres maneras diferentes de hacer la solicitud:

1. POR CORREO

Por motivos Covid-19 las peticiones de autenticación se hacen vía correo y el formulario que debe llenarse es el DS-4194. Se adjuntan en el sobre los documentos que necesitan la apostilla, así como el pago de la tarifa más un sobre prepagado con la dirección para devolver su documento, una vez el mismo esté apostillado. La dirección a la cual debe dirigirse la documentación aparece en la página Travel.State.Gov. La compartimos a continuación:

Oficina de Autenticaciones
Departamento de Estado de EE.UU.

CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206

Documentos oficiales enviados por correo para su apostillado.

2. CON CITA PREVIA (SÓLO PARA CASOS URGENTES)

Cómo bien mencionamos anteriormente, debido a la pandemia, se han suspendido los servicios en persona. Únicamente pueden realizarlo de esta manera aquellas personas elegibles si un familiar directo ha fallecido o está gravemente enfermo o herido mientras está en el extranjero y necesita viajar fuera de EE.UU. dentro de tres días hábiles. Se considera familiar directo a padres, tutores legales, hijos, cónyuges, hermanos y abuelos.

Para poder llevarlo a cabo, se deberá concertar una cita, al siguiente número de teléfono: 202-485-8000.
Los criterios o requisitos a tener en cuenta para casos urgentes son: Certificado de Defunción, Declaración de una funeraria, o una Carta firmada por un Hospital o Profesional Médico. Además, un ticket de vuelo a realizar en un plazo de 48 horas. Y el mismo formulario DS-4194 que se mencionó anteriormente.

Sólo se tendrán en cuentas los servicios en persona para cuestiones urgentes. Sin excepciones.

3. POR ENTREGA Y RECOGIDA

Si bien este es el tercer servicio de apostilla que ofrece el Departamento de Estado, el mismo se encuentra momentáneamente suspendido debido a la situación actual de público conocimiento. Esta información será actualizada en caso de modificarse.

El servicio de entrega y recogida se encuentra suspendido hasta nuevo aviso.

Tiempo de demora de una apostilla y costo

Desde que se recibe la solicitud pueden contarse de dos a tres semanas para el otorgamiento. Y la tarifa son 20 dólares por cada documento.

Además, todos los documentos deberán estar en inglés o traducidos al inglés por un traductor profesional.

Organismos certificados para otorgar apostillas

Otros entes que pueden apostillar son las Secretarías de Estado cuando se trata de textos que han recibido fe pública de un notario o han sido emitido por autoridades administrativas. Pero si se trata de sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales, se debe solicitar el trámite con los funcionarios de la Corte Federal.

Los procesos pueden variar según el estado donde resida la persona y la demanda que exista. En la página de la Secretaría del Estado de Texas por ejemplo se indican más de 15 días para procesar la apostilla. En la mayoría de los casos se puede hacer seguimiento llamando por teléfono a las oficinas y está a disposición también la solicitud electrónica, lo cual reduce la complejidad del procedimiento. En otro ejemplo, en la Secretaría de Estado de Colorado la tarifa de la apostilla es de 5 dólares y se hace de un día para otro.

Existen diversos Organismos certificados para otorgar una apostilla.

Otros datos interesantes

  • Los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero pueden brindar servicios notariales similares a las funciones de un notario público en los Estados Unidos (pero esta diligencia no se puede hacer a distancia la persona debe estar fuera del territorio).
  • Así también es posible tener un documento notariado por un notario extranjero local y luego autenticar el documento luego.
  • Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad.

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