Paso a paso: Cómo apostillar un documento oficial

Para poder respaldar la veracidad de un documento se creó la apostilla, un sistema internacional de autenticación en el marco del Derecho Internacional Privado, en la Convención de La Haya en 1961. Se trata de una hoja agregada por parte de funcionarios autorizados que respalda lo que indica el papel y lo valida para ser usado en otros países. Muchas naciones integran esta red y exigen la apostilla, por tanto si vas a iniciar trámites fuera de las fronteras algunos datos a continuación podrían serte útiles. Es un procedimiento distinto al que se hace en una notaría pública, donde solo se testifica la firma de un documento.

Documentos que requieren apostilla y por qué

Los documentos que generalmente se necesitan apostillar son los siguientes:

• Certificados de Nacimiento
• Certificados de Defunción
• Certificado de Matrimonio
• Certificado de Divorcio
• Testamentos
• Acuerdos de custodia
• Adopciones
• Documentos de la Educación adquirida como transcripciones de calificaciones y diplomas.

Con esta acción se legalizan documentos originales o copias certificadas en los países signatarios de acuerdo cuando el solicitante requiere emprender un proceso en otro país, residenciarse, trabajar o iniciar estudios entre otros.

¿Qué debo tener en cuenta?

El Buró de Asuntos Consulares del Departamento de Estado de los Estados Unidos es uno de los sitios donde se puede encontrar información para la gestión de la apostilla. Allí se indican los pasos previos antes de someter los documentos que requieren autenticación.

Es necesario informarse correctamente sobre el proceso de notarización de un documento, pues varía según los notarios estén comisionados a través del condado o a través del estado. Y sin este paso previo realizado correctamente no se hará efectiva la apostilla. En un documento deben aparecer datos como: nombre legible del funcionario que firma y la institución, fecha en que fue emitido y sellos.

Para apostillar documentos el idioma nacional es el inglés por tanto se pide una traducción legal y notariada de ellos. Si tu documento requiere la certificación tanto del secretario de la corte como del secretario de estado, las fechas deben mostrar que la certificación del secretario de la corte se realizó antes que la certificación del secretario de estado. Todos los sellos y firmas deben ser originales.

No se aceptan copias a menos que sean “auténticas certificadas” de un notario público. Las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el Gobierno Federal no pueden ser certificados por un notario público como “copias auténticas”. La función corresponde al Secretario de Estado.

¿Cómo se hace la solicitud?

Aunque la mayoría de los servicios han retornado a su funcionamiento habitual, en el caso de las apostillas y peticiones de autenticación solo se hacen vía correo físico por los momentos. Anteriormente existía la opción de las citas en persona para casos excepcionales pero no está habilitada hasta nuevo aviso. El formulario que debe llenarse es el DS-4194, no obstante también está en revisión por lo que debe acudir a la página oficial para descargar la versión que aparezca como la permitida. Para el envío por correo se adjuntan en el sobre los documentos que necesitan la apostilla, así como el pago de la tarifa más un sobre prepagado con la dirección para devolver el envío. La dirección a la cual debe dirigirse la documentación aparece en la página Travel.State.Gov

Oficina de Autenticaciones
Departamento de Estado de EE.UU.
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206

¿Qué tiempo demora un trámite de apostilla y cuánto cuesta?

Desde que se recibe la solicitud pueden contarse de diez a once semanas para el otorgamiento. Y la tarifa son 20 dólares por cada documento. Es necesario tener en cuenta que sólo se apostillan documentos de países que también son miembros o firmantes de la Convención de la Haya de 1961. Para tener una idea del presupuesto completo de estos trámites debe considerar lo que le costará traducir algunos documentos. Como pasa con todos los procedimientos, el monto se multiplicaría si contrata los servicios de un tercero. 

¿Cuáles son los Organismos certificados para otorgar?

Otros entes que pueden apostillar son las Secretarías de Estado cuando se trata de textos que han recibido fe pública de un notario o han sido emitido por autoridades administrativas. Pero si se trata de sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales, se debe solicitar el trámite con los funcionarios de la Corte Federal.

Los procesos pueden variar según el estado donde resida la persona y la demanda que exista. En la página de la Secretaría del Estado de Texas por ejemplo se indican más de 15 días para procesar la apostilla. En la mayoría de los casos se puede hacer seguimiento llamando por teléfono a las oficinas y está a disposición también la solicitud electrónica, lo cual reduce la complejidad del procedimiento. En otro ejemplo, en la Secretaría de Estado de Colorado la tarifa de la apostilla es de 5 dólares y se hace de un día para otro.

Otros datos interesantes

• Los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero pueden brindar servicios notariales similares a las funciones de un notario público en los Estados Unidos (pero esta diligencia no se puede hacer a distancia la persona debe estar fuera del territorio).
• Así también es posible tener un documento notariado por un notario extranjero local y luego autenticar el documento luego.
• Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad.